毎日当たり前のように行っている事務業務の中には、実は多くのムダがひそんでいます。「この仕事は本当に必要なのか？」「もっとよいやり方はないのか？」という問題意識を持つことから事務改善はスタートします。地道な努力が「微の集積」によって大きな成果を生み出すさまを多く見ています。
この研修では、ムダを発見し、改善するための考え方や取組み方、周りの人間に影響を与えながら事務改善に取り組むコツについて、事例やケーススタディを交えながら紹介し、参加者の創意工夫意欲を醸成します。
| テーマ |
内容 |
| １．会社に存在するムダ |
- １）モノ改善とヒト改善
- ２）あなたの周りにもきっとあるムダ
- 時間にかかわるムダ
- 書類にかかわるムダ
- ルーチンワークにかかわるムダ
- 引継ぎにかかわるムダ
- 指示・連絡・会議・ミーティングのムダ
- ３）仕事に対する「細かい改善」が成果を生む
- ４）業務改善は仕事を早く、正しく、安く、楽にする
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| ２．改善意識と顧客志向なくして事務改善はできない |
- １）効率よく仕事をする方法を知っていますか
- ２）改善に必要な５つの意識
- ３）ちょっとしたアイデアがお客様の満足を引き出す
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| ３．改善の第一歩はムダを見つけるところから |
- １）ムダの発見と改善に必要な視点
- ２）オフィスワークのムダ取りチェック
- 仕事の効率を上げるデスクまわり
- 今やムダな存在の書類はないか
- 情報共有化でムダをなくす
- ファイル整理法で探す時間のムダを省く
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| ４．そもそも何をどうすればよいのか |
- １）整理整頓による成果を考える
- ２）仕事の改善８原則
- ３）オズボーンのチェックリストで糸口を発見
- ４）事務用品・通信費・消耗品の経費削減事例
- ５）アタマを使って経費削減 ブレーンストーミング
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| ５．具体的な事例からヒントを探る |
- １）もっと早くやる方法はないか
- ダラダラ会議の時間を短縮したい
- クレームに迅速に対応したい
- 電話口でお客様を待たせる時間をなくしたい
- ２）もっと正しくやる方法はないか
- 部下がもっと計画的に仕事を進めるようにしたい
- 集めた情報を効果的に活用したい
- 業務引継ぎをモレなくスムーズに行いたい
- ３）もっと楽にする方法はないか
- 同じ業務をその都度書くムダをなくしたい
- 日程管理をもっと効率的にしたい
- 事務処理をもっと楽しんでやりたい
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| ６．事務改善の発想と進め方 |
- １）知恵を絞って楽しく事務改善
- ２）こんなときはどうする？ ケーススタディ「職場で改善を進める際の考え方と方法」
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| ７．人間関係を円滑にすることが改善の成果を高める |
- １）積極思考が豊かな人間関係を創る
- ２）機転が利く人はこんなところに気配りしている
- ３）上司・同僚・後輩の本音をつかむ
- ４）相手を理解するマインドを持つ
- ５）コミュニケーション力を身につけよう
- 聴く…相手の指示・真意を引き出す
- 話す…自分の意見をわかりやすく相手に伝える
- ６）報・連・相をおろそかにしない
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