[MONTHLY コラム]
第７回 「段取り力」を高めてイキイキ仕事を実現
「時間通りに仕事が終わらず、毎日残業になる」
「段取りよくしているつもりだが、上司や同僚からの『割り込み仕事』が多くて、なかなか自分の思い通りに仕事が進まない」
こうした段取りに関する悩みを持っている人は多いものです。
段取りとは、「業務を効率よくマネジメントする力」です。
業務に翻弄されるのではなく、業務を自分の意思でマネジメントする力にほかなりません。
ですから「割り込み仕事が突然入るのは仕方ないこと」とあきらめるのではなく、その一歩手前で「割り込み仕事を減らす方法はないか」と考え、工夫することが大事です。そこから段取り力向上に向けた歩みはスタートします。
段取りよく仕事を進めるには、まず業務の設計図となるスケジュールを組むことが重要です。スケジュールを組まないと、慣れている仕事、やりやすい仕事を朝からつい行ってしまい、集中力が低下する午後から頭を使うナレッジワークをしているというような非効率な状態になりかねません。効果的な段取りとは、「もっとこうすれば、はかどるはず」という明確な意思を持ってスケジュールを考え、能動的に効率化を図る業務の流れをつくりだすことです。時間内にただ漫然と流れを組み立てるのではなく、効率と能率の両面から、組み立てていけば、段取り力はおのずと備わっていきます。
仕事がはかどる段取り ３つのポイント
（１）行き当たりばったりではなく事前に計画を組む
仕事が次々と舞い込んできて忙しい時に、気持ちに余裕を持つというのは、なかなか難しいものです。しかし、気持ちを少し落ち着けて、業務の全体を俯瞰しなければ、行き当たりばったりで仕事をこなすことになり、集中力の低下やケアレスミスなど、生産性が著しく下がってしまいます。のために大事なのは、仕事を始める前にしっかり計画を立てること。とてもシンプルなことですが、これができていない人は少なくありません。計を立て、ゆとりを持って仕事を行なうことにより、あせった状態よりも集中力が高く保て、生産性も高まります。
（２）目標時間を定めた上で仕事にかかる
いつもやっている仕事、慣れた仕事は、ついついダラダラと進めてしまいがちです。しかし、これでは時間のムダだけでなく、ミスやヌケモレなど、仕事の質にも影響を及ぼしかねませんし、スケジュールの精度も低いものになります。
そこで、どんな業務も目標時間を設定し、その時間に向かって集中して業務を行なうことをおすすめします。時間の設定は、その業務に費やす時間を自身のスキルや経験の度合いによって割り出すことが望ましいのですが、もしわからなくても、まずは時間を設定し、実際にかかった時間を比較し、次に活かすことが大切です。
（３）午前中に山場をつくり、ダラダラ時間を軽減
仕事の生産性を考える上で、一日の中で集中できる時間をどれだけ生み出せるかは大切なことです。ところが、毎回同じ作業を行なうルーチンワークばかりをしていると、次第に集中力は失せ、ダラダラと過ごしているうちに気がつけば残業に突入という人もいるでしょう。こんな時は、午前中にどれだけ集中力を高め、午後まで持続させられるかが大きなポイントとなってきます。
【段取り力チェック】
| チェック項目 | チェック | ||
|---|---|---|---|
| 投下時間 | １ | １日の段取りを組む時間を設けていない | はい いいえ |
| ２ | 仕事を始めるときに、完成するまでの目標時間は考えない | はい いいえ | |
| ３ | いつも時間が足りない・忙しいと思う | はい いいえ | |
| ４ | 自分一人で行う仕事については、手帳などに「いつやるか」は記入しない | はい いいえ | |
| 優先順位 | ５ | やることが多くなると、目先の仕事や簡単な仕事から着手する | はい いいえ |
| ６ | ついつい他人からの仕事を優先している | はい いいえ | |
| ７ | 重要な仕事はいつも後回しになっている | はい いいえ | |
| ８ | 自分で優先順位の「高低」をつけられない | はい いいえ | |
| 目的 | ９ | 時間が足りなくなると仕事の質は「その場しのぎ」になる | はい いいえ |
| 10 | 一所懸命努力している割には、結果がいまひとつだ | はい いいえ | |
| 11 | 仕事を始めるときに、目的は特に考えない | はい いいえ | |
| 12 | 上司の指示が情報不足だったとしても、その場で確認しない | はい いいえ | |
| 役割分担 | 13 | 同じ仕事を複数の人間が行い、二度手間になることがある | はい いいえ |
| 14 | 仕事の指示命令系統がはっきりしておらず、複数の指示が発生することがある | はい いいえ | |
| 15 | チームにおける自分の役割が明確でない | はい いいえ | |
| 16 | 他部門との仕事の調整でもめることがある | はい いいえ | |
| コミュニケーション | 17 | 相手の「意図」を汲み取ることが苦手だ | はい いいえ |
| 18 | 相手に話すとき、なかなか自分の意見、指示が伝わらない | はい いいえ | |
| 19 | チームでの仕事はメンバーが十分納得することなくスタートする場合がある | はい いいえ | |
| 20 | 会議はいつも上司の一人舞台だ | はい いいえ | |